Müşterinizin Memnuniyetini Nasıl Yükseltebilir ve  Tedarikçinizden Optiumum Seviyede Nasıl Hizmet Alabilirsiniz?

Bugüne kadar ki yazılarımı takip edip doğru tedarikçi ile çalışmaya başladıktan sonra artık her şey bitti , parayı ödüyorum , bundan sonra işler kendilinden gider diyemiyoruz maalesef.

Oyunun sürekli içinde ve tam zamanlı sahada olmalıyız. Gıda lojistiği özünde çok bileşenli bir süreç olduğundan ve sürekli değişen proseslerden oluştuğundan tedarikçileriniz ile sıkı iletişimi sürdüyor olmanız gerekir.

Unutmayalım ; tedarikçinizin gelişiyor olması / geliştiriyor olmanız mutlaka ve mutlaka sizin iş sonuçlarınıza muazzam pozitif etkileri olacaktır.

Bu yazımızda tedarkçinizi iyi yönetibilmek için önerilerilerimden  ve performansını yukarı çekmek için hangi yolları denemeliyiz onlardan bahsediyor olacağız.

Tedarikçi Yönetiminde İzlenebilecek Adımlar

• Aylık Toplantılar
• Tedarikçi Performans Ölçülmesi
• Performansları Değerlendirme
• Personel İşe Alım Süreçleri (Turnover Raporu)
• Araç ve Ekipman Standartları 
• Lokasyonlardaki Hizmetler Ve Araç Durum Analizi (Günlük)
• Yoğun Hizmet Alınan Noktalara Dedike Tedarikçi Personeli
• Yedek Araç ve Personel Planlaması (Hizmet Devamlılığı)
• Alternatif Araç ve Tedarikçi Havuzu Oluşturmak

Aylık Toplantılar
Eğer hizmet aldığınız lokasyon sayısı fazla ise en az ayda bir firma yetkillilerinde bizzat saha da , ilgili lokasyonları yerinde ziyaret etmelerini isteyebilirsiniz.
Bölge de konuşulan konular bir “Toplantı Tutanağı” formatında silzere rapor edilebilir. Sizlerde firmanın üst yöneticileri ile yapacağınız rutin toplantılarda konuşulmalıdır.

Tedarikçi Performans Ölçülmesi
Performans KPİ Tablosu
Tarafınızdan belirlenmesi gereken KPI tablosu ışığında tedarikçinizi ölçümleyebilirsiniz. 
Koyacağınız Performans  hedefleri ölçülebiliriz ve gerçekçi olmalıdır !!!
*Sürücü Sirkilasyonu*Müşteri Memnuniyeti
*Araç Tedarik Süresi
*Hizmet Noktaları Ziyaret Sıklığı vb..

Anket Çalışması

Tedarikçinizin hizmet verdiği müşterilere doğrudan veya hizmet verdiği lokasyonlarınızın yöneticilerine yılda bir defa online anket çalışması yapabilirsiniz.

Günlük Temizlik & Hijyen Denetimi

Her sabah araçlarınız operasyona başlamadan önce araç ve ekipmanların temizliğini , personellerin kılık kıyafetlerini kontrol edebilirsiniz.

Aylık Araç Denetimleri

Aylık olarak haber vermeden belirleyeceğiniz personeller tarafından araç ve ekipmaların durumunu,
Araç ve personellere ait yasal belgelerin durumunu hazırlayacağınız “Denetim Lİstesi” ışığında kontrol etmeniz faydalı olacaktır.

Araç Yıllık Bakım Planı

Araç ve üst yapı ekipmanları için oluşturacağınız “Yıllık Bakım Planı” formu ile araç ve ekipmalarla ilgili ayrı ayrı bakım ve onarım planı yaparak yakından takip etmelisiniz.

Özellikle müşteri memnuniyetini ön planda tuttuğumuz için olası bir aksaklıkla anlık karşılaşmamak adına önceden alınacak önlemleri ve aksiyon planlarını yapmış olacaksınız.

Performans Değerlendirme Süreci
Performans ölçüm sürecinde aldığınız verileri öncelikle kendi içinizde değerlendirip sonrasında bizzat tedarikçiniz ile detaylı ve şeffaf bir şekilde paylaşmanız gerekiyor.
Yapacağınız geri bildirimi firmayı kötülemek , ticari tehtitte bulunmak gibi değilde eksiklerini anlamasına ve problemleri tekrar etmemesini sağlamanız gerekiyor.
Aynı hataları tekrar etmediği sürece ve sizin geri bildirmlerinizi dikkate alıp gelişim gösterdiğini gördüğünüzde doğru adımlar atıyorsunuz demektir.
Tedarikçi kaybetmek kolaydır…Çünkü gıda lojistiği konusunda hizmet veren firmalarımızın sayısı çok fazla olmadığından gelişim göstermelerine fırsat vermemiz önemlidir.

Personel İşe alım Süreci
Özellikle sürücü işe alımlarında tedarikçinizin belirlediği adayları son aşamda sizinde görmenzde fayda olacaktır.
Son noktada müşteriye karşı aynanız olduğundan  firmanızı temsil edecek aday mıdır sizlerinde görüşme yapması uygun olacaktır.
Personel sirkilasyonu ne durumda olduğunu sebepleri ile gösterir “Personel Turnover Raporu” isteyebilirsiniz.

Araç Ve Ekipman Standardı
Operasyonunuzda kullanılacak araç ve ekipmanları “Teknik Şartname” adı altında belirleyip kendi insiyatifinizde olması gerekmektedir.

Mayıs içerisinde yayınladığımız “Araç Üst Yapısının / Ekipmanların Önemi” isimli yazımdan faydalanabilirsiniz.

Lokasyonlardaki Hizmetler ve Günlük Araç Durumu

Günlük olarak her bir lokasyondan araçların dağıtıma çıktıktan sonra “Durum Raporu” isteyebilirsiniz.

Çalışmayan veya arızalı araç var mı,
İşe gelmeyen personel
Hangi araç hangi rotaya çıktı
Araçlara yüklenen ürün bilgisi ve kg bilsi vb..

Dedike Tedarikçi Personeli İstihdamı

Araç ve personel sayısı fazla olan lokasyonlarınızda operasyon süreçleri ile yakından ilglilenecek en az bir “Tedarikçi Yöneticisi” istihdam etmesini istemelisiniz.

Bu sayede siz asıl işinize fokus olabilirsiniz. Bu yöneticisi arkadaşın “Görev Tanımını” baştan belirleyip günlük takip etmesi gereken işleri belirleyip kendisine verebilirseniz iş karmaşıklığı olmayacaktır.

Yedek Araç ve Personel Planlaması

Hizmetin devamlılığı ve sürekliliği açısından yine yoğun operasyonlarınızın olduğu bölgelerde tedarikçinizden yedek araç ve personel planlamasını isteyebilirsiniz.

Olası aksaklıklarda planlanan bu kaynaklar iş sürekliliğinizi sağlamış olur. Yedek kaynakların sürekli sizin sahanızda hazır olması gerekmiyor , ihtyiaç anında kısa bir sürede sizde olması yeterlidir.

Bu yedek kaynakları daha önceden görüp denetlemenizde fayda olacaktır.

Alternatif Tedarikçi ve Araç Havuzu Oluşturmak

Tek bir firmadan hizmet alıyorsanız veya işleriniz değişkenlik gösterdiği durumlarda alternatif havuzlara ihtiyaç duyarsınız.

Hizmetinizin aksamamsı adına bir B planınız olması gerekiyor.